Bezbedno i ekološko uništavanje dokumentacije kojoj su istekli rokovi čuvanja

Posted by Arhivsko poslovanje on December 11, 2019 in Blog

Garantujemo, da će informacije naših klijenata biti uništene na poverljiv i siguran način. Poverena nam dokumenta tretiramo kao sopstvena. Istovremeno obezbeđujemo rešenje prilagođeno individualnim potrebama „krojeno po meri” sa stanovišta forme saradnje i cene.

Naša firma ima puno iskustva u oblasti specijalnog upravljanja dokumentima. Svakodnevno u Srbiji naše usluge, uključujući i uništavanje  dokumenata, koriste banke, osiguravajuća društva, firme koje se bave telekomunikacijama, pravne kancelarije, vladine institucije, ali takođe i male i srednje firme. Razlog? Te firme znaju da smo pouzdan partner, koji vrši sigurno i poverljivo uništavanje informacija. Zahvaljujući tome naši klijenti mogu da se posvete onome u čemu su najbolji, a nama da predaju dokumenta za uništavanje. Službenici u mojoj firmi ne drže dokumenta po stolovima shodno procedurama. Sva suvišna dokumenta bacamo u korpu za otpatke.

Da li to rešenje garantuje sigurnost podataka? Mnoge firme uvode složene interne procedure toka i zaštite  informacija. Ipak se događa da su radnici nesavesni, da nemaju volje ili vremena  da se pridržavaju tih pravila i čuvaju važna dokumenta. Često se događa da nesvesni opasnosti bacaju u korpu kompletne baze podataka klijenata, poslovne planove, marketinške postavke, detaljne opise proizvoda, cenovnike, pravna mišljenja, ugovore, informacije o ličnim troškovima kao i druge  strateške podatke. Direkcije često zanemaruju činjenicu da je lako izgubiti podatke i izložiti se šteti, kada se odluče na jeftinije rešenje. Nezaštićeni ili  neuništeni podaci koje firme bacaju u korpu postaju javni podaci.  Cena koju će firme i njihove direkcije platiti za takvo ponašanje može da bude senzacionalna vest u štampi o tome da je neko na smetlištu našao pobacane podatke Klijenata, a takođe može da  ima ekonomski i pravni aspekt. 

Krađe identiteta

Jedan od najvažnijih i sve rasprostranjenijih problema vezanih za upravaljanje ličnim podacima je tzv. Krađa identiteta. Prekršioci koriste nepažnju radnika, propuste u korišćenju i uništavanju dokumenata u firmi i dobijaju informacije o Klijentima.

Po mišljenju mnogih eksperata upravo su korpe za smeće osnovni izvor  informacija o klijentima. Kradljivci veoma često tretiraju korpu kao bazu podataka, a dobijeni podaci omogućavaju im da realizuju lažne transakcije, iznuđuju osiguranja i drugo. Odgovornost za ovu vrstu prekršaja ne snosi samo izvršilac već i firma koja je sebi dozvolila takvu nepažnju.

Industrijska špijunaža

Naredni aspekt je industrijska špijunaža. Odlivanje informacija izvan firme može bitno da se odrazi na tržišnu poziciju, mogućnosti razvoja ili saradnju sa Klijentima. Često direktori i uprava društva postaju svesni problema u situaciji kada konkurent u isto vreme kada i oni uvede proizvod identičnih parametara, a bilo je dovoljno samo da se uništi projektna dokumentacija pre bacanja. Sada mnoge firme počinju da shvataju značaj zaštite podataka i njihovo uništavanje na siguran način.  Istovremeno, zakonodavstva u Srbiji i u zemljama EU sve restriktivnije prilaze pitanjima vezanim sa obradom, čuvanjem i uništavanjem dokumenata. 

Popularne su male seckalice za uništavanje  pored radnog stola ili u hodnicima  Ovo rešenje je dobro sve dok je broj dokumenata neznatan. Problem nastaje kada broj dokumenata naraste na stotine i hiljade, a radnici umesto da rade svoj posao provode dane na uništavanju  dokumenata. Naša ponuda za bezbedno uništavanje dokumenata je  odgovor na problem.

Bezbedni kontejneri

Kako da postignem da se radnici odmah oslobađaju poverljivih dokumenata, a ne da ih drže po fiokama ili bacaju u korpe? Bezbedni kontejneri omogućavaju bezopasan i efikasan način trenutnog oslobađanja od materijala. Radnici ne  moraju da ih gomilaju niti da se brinu o uništavanju poverljivih dokumenata. Naša firma isporučuje sigurnosne kontejnere u koje radnici mogu da ubacuju dokumenta.